客服中心物資管理：賬務操作規(guī)范

發(fā)布時間：2023-07-05 07:00:54 查看人數：12

公司客服中心物資管理:賬務操作規(guī)范

――賬務操作規(guī)范

1、審核權限劃分

通過使用erp軟件可以掌握現場物資數量及物資存放地點,可以更加準確、快捷的了解及控制現場物資情況、控制現場物資成本。通過使用erp軟件使各業(yè)務部從原始的手工記賬變?yōu)橄冗M的電子賬務處理,使得賬務處理工作量大大的減少,現場通過記錄出入庫流水賬同樣減少賬務處理工作量,而且賬務的準確性、及時性得以提高。這也是**賬務處理的核心意義。

業(yè)務部物資賬務人員負責本業(yè)務部所屬現場賬務處理工作,擁有對本業(yè)務部物資'調撥單'的審核權,對其他業(yè)務部erp單據的查看權;

業(yè)務管理部賬務人員負責跨業(yè)務部物資的調撥權、調撥單的審核權,對其他所有業(yè)務部erp單據的審核權;

在erp中各種單據制作流程基本相同,下面就具體工作中所涉及erp單據逐一予以說明。

2、其他入庫單業(yè)務

2.1其他入庫單--采購入庫

業(yè)務場景:通過采購部購買的物資,供應商將物資發(fā)送到業(yè)務部或現場的物資;

相應單據:其他入庫單--采購入庫;

科目說明:其他入庫單--采購入庫:根據公司的物資采購計劃,由廠家發(fā)送到業(yè)務部或現場的物資。

操作步驟:

現場接到供應商發(fā)送過來的物資清點入庫后,業(yè)務部在**軟件中處理賬務,制作'其他入庫單--采購入庫';

登錄**軟件后,點擊'供應鏈--庫存管理--入庫業(yè)務--其他入庫單';

雙擊'其他入庫單'后,出現如下界面:

點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'其他入庫單';

自動生成的信息有入庫單號,入庫日期,藍字;

在倉庫的右側橫線處選擇相應的庫房,入庫類別中選擇'其他入庫單--采購入庫',在供應商處選擇相對應的供應商,在存貨編碼中選擇入庫物資對應的編碼,在數量下填寫相應入庫數量;

單據填寫完成后,先點擊左上角的<保存>,然后點擊<審核>。本次入庫業(yè)務處理完畢;

當想修改'其他入庫單--采購入庫'時,需要先<棄審>,再點擊<修改>按鈕。此時'其他入庫單--采購入庫'單可以修改,但是只能修改除庫房以外的信息,如庫房的選擇出現錯誤時,需要<棄審>后<刪除>單據重新制作'其他入庫單--采購入庫'。

現場接收廠家發(fā)送物資后,現場處理賬務方法同上。每日發(fā)給業(yè)務部'現場出入庫流水賬',由業(yè)務部賬務員檢查現場賬務處理情況。

2.2其他入庫單--零采入庫

業(yè)務場景:根據客服部臨時要求,由業(yè)務部或現場自己單獨購買的物品;

相應單據:其他入庫單--零采入庫;

科目說明:個別現場或業(yè)務部根據實際需要,需要少量采購物資,經申請同意后予以采購;

現場物資清點完畢入庫后,編制'現場出入庫流水賬',在每日發(fā)給所屬的業(yè)務部。如現場采購物品在**軟件中無編碼,現場拍下新增物資包括遠景、近景、規(guī)格型號發(fā)給業(yè)務部,由業(yè)務部轉發(fā)給業(yè)務管理部,在**軟件中增加物資編號。再由業(yè)務部賬務管理員制作'其他入庫單--零采入庫';

操作步驟:

點擊<增加>其他入庫單。在入庫類別中選擇'其他入庫單--零采入庫';

在倉庫的右側橫線處選擇相應的倉庫,入庫類別中選擇'其他入庫單--零采入庫',在存貨編碼中選擇入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量。

單據處理完成后,點擊左上角的<保存>;并點擊<審核>。本次入庫業(yè)務處理完畢;

當想修改'其他入庫單--零采入庫'時,需要先點擊<棄審>,再點擊<修改>按鈕。此時'其他入庫單--零采入庫'就可以修改了,但是只能修改除庫房以外的信息,如庫房的選擇出現錯誤時,需要<棄審>后<刪除>單據重新制作'其他入庫單--零采入庫'。

2.3其他入庫單--損壞入庫

業(yè)務場景:現場的物資(主要為工具、備件)在使用過程中正常消耗、損壞,存入現場損壞品庫;

相應單據:'其他入庫單--損壞入庫';

科目說明:現場物資在使用過程中正常損壞的物資入到現場損壞品庫房;業(yè)務部、現場由于庫房保存不善造成的物資損壞。

操作步驟:

點擊<增加>'其他入庫單'。在入庫類別中選擇'其他入庫單--損壞入庫';

在倉庫的右側橫線處選擇相應的物資入庫庫房,一般為現場損壞品庫房,入庫類別中選擇'其他入庫單--損壞入庫',在存貨編碼中選擇相對應的入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

單據錄入完成后,點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

2.4其他入庫單--修復入庫

業(yè)務場景:業(yè)務部或現場接收到從廠家修復后直發(fā)到本庫房的物資;

相應單據:'其他入庫單--修復入庫';

科目說明:現場、業(yè)務部接收的物資,已經在廠家維修好的物資。修復入庫記錄的一定是完好品。

操作步驟:

點擊<增加>'其他入庫單'。在入庫類別中選擇'其他入庫單--修復入庫';

在倉庫的右側橫線處選擇相應的庫房,一般為現場或業(yè)務部完好品庫房,入庫類別中選擇'其他入庫單--修復入庫',在存貨編碼中選擇相對應的入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

3、其他出庫單業(yè)務

3.1其他出庫單--自用領用

業(yè)務場景:現場的物資在使用過程中正常消耗、損壞,從現場完好品庫中出庫替換風機上的損壞件;

相應單據:'其他出庫單--自用領用';

科目說明:根據現場自身需求,從庫房中領取物資。包括耗材領用,備件領用,備件更換。

操作步驟:

現場風機出現故障,需要從完好品庫中出庫物資替換風機損壞的物資,業(yè)務部根據現場'現場出入庫流水賬'每天在**軟件中處理賬務,制作'其他出庫單--自用領用';

登錄**軟件后,單擊<供應鏈>--<庫存管理>--<出庫業(yè)務>--雙擊<其他出庫單>;

點擊<增加>,在倉庫的左側橫線

處選擇相應的物資出庫庫房,一般為現場完好品庫房,出庫類別中選擇'其他出庫單--自用領用',在存貨編碼中選擇出庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊<保存>,然后點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

3.2其他出庫單--返修出庫

業(yè)務場景:現場或業(yè)務部損壞品庫中具有維修價值的損壞物資,返到廠家維修;

相關單據:'其他出庫單--返修出庫';

科目說明:根據生產管理部給出的具有維修價值的二類物資。在這些物資還具有維修價值時,發(fā)往生產管理部庫房返修,記入返修出庫。返修出庫一定是損壞品,并且從損壞品庫出庫。

操作步驟:

業(yè)務部或現場將損壞且具有維修價值的物資發(fā)給生產管理部庫房,物資出庫并清點完畢后,業(yè)務部賬務員在**軟件中處理賬務,制作'其他出庫單--返修出庫';

登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<出庫業(yè)務>--<其他出庫單>。

點擊<增加>,在倉庫的左側橫線處選擇相應庫房,一般為現場或業(yè)務部的損壞品庫房,出庫類別中選擇'其他出庫單--返修出庫',在存貨編碼中選擇出庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

3.3其他出庫單--報廢出庫

業(yè)務場景:現場損壞品庫中的物資,不具有維修價值?，F場經業(yè)務部申請允許直接報廢出庫,不用返回生產管理部庫房;

相關單據:'其他出庫單--報廢出庫';

科目說明:根據'商修管理辦法'中規(guī)定的不具備維修價值的一類物資。使用過后不具備維修價值,或者是二類物資維修次數過多,無法修復或已不具備維修價值時,現場直接報廢或發(fā)往業(yè)務部報廢,記入報廢出庫。

操作步驟:

業(yè)務部或現場將損壞且不具有維修價值的物資予以報廢出庫,現場在**軟件中處理賬務,制作<'其他出庫單--報廢出庫';每天報送'現場出入庫流水賬'給業(yè)務部,業(yè)務部在**軟件中更新賬目;

登錄**軟件后,點擊:供應鏈--庫存管理--出庫業(yè)務--其他出庫單;

點擊<增加>,在倉庫的左側橫線處選擇相應的物資出庫庫房,一般為現場或業(yè)務部損壞品庫房,出庫類別中選擇'其他出庫單--報廢出庫',在存貨編碼中選擇出庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊<保存>,然后再點擊<審核>即可。其他相關內容同上。

4、調撥業(yè)務

4.1業(yè)務部之間調撥

業(yè)務場景:當多個現場物資緊張或無此庫存時,由所屬業(yè)務部統(tǒng)一申請從其他業(yè)務部所屬現場調入。此業(yè)務可能是業(yè)務管理部的統(tǒng)一調撥或業(yè)務部之間的協(xié)商調撥。業(yè)務管理部計劃室發(fā)出調撥指令,由業(yè)務管理部計劃室制作'調撥單'并點擊<審核>;各業(yè)務部之間協(xié)商,由發(fā)出物資業(yè)務管理部計劃員制作'調撥單';

相應單據:業(yè)務管理部審批的'聯絡單'、'調撥單';

科目說明:'其他入庫單--完好品調撥'入庫:業(yè)務部之間的調撥、現場之間的調撥、其他部門與業(yè)務部的調撥,在入庫時,記入調撥入庫,調撥的物資一定是完好品。

操作步驟

登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<調撥業(yè)務>--<調撥單>;

雙擊<調撥單>后,出現如下界面;

點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'調撥單';

自動生成的信息有調撥單號,調撥日期;

在轉出倉庫選擇物資轉出倉庫,轉入倉庫選擇物資入庫倉庫;在出庫類別中選擇'其他出庫單--完好品調撥',在入庫類別中選擇'其他入庫單--完好品調撥'。在存貨編碼中填寫入庫物資,在數量欄中填寫調撥數量;

'調撥單'填寫完畢后,點擊<保存>;業(yè)務部沒有制作跨區(qū)域調撥單的權限,必須由業(yè)務管理部計劃室制作的'調撥單',由計劃室點擊<審核>;

業(yè)務管理部計劃室審核完'調撥單'后。告知物資出庫業(yè)務部可以通過<下查>,找到相應的'其他出庫單--完好品調撥'并<審核>;

物資出庫業(yè)務部雙擊'其他出庫單--完好品調撥',可以找到與調撥單相對應的'其他出庫單--完好品調撥'。出庫業(yè)務部核對'其他出庫單'信息,如無疑問點擊<審核>,物資出庫完成賬務處理;

物資收貨業(yè)務部,接收到其他業(yè)務部發(fā)過來的物資時,在<調撥單列表>中找到相應的'調撥單',點擊<下查>,找到相對應的'其他入庫單--完好品調撥'。雙擊單據后,如無疑問點擊<審核>,物資入庫完成賬務處理。

注意事項:由業(yè)務部之間協(xié)商,確定業(yè)務部之間物資的調撥,由業(yè)務管理部計劃室來制作'調撥單',在備注中寫明由業(yè)務部經理同意調撥并在每月月末將本月業(yè)務部經理同意調撥的調撥單制作紙質版,發(fā)到北京計劃室備查。

4.2現場之間調撥

業(yè)務場景:某個現場需要某種物資,這種物資需要從其他現場調撥給有需求現場。這種調撥只能是業(yè)務部所管現場內部調撥(跨業(yè)務部現場之間的調撥業(yè)務參考4.1);

相應單據:'調撥單'、'其他入庫單--完好品調撥'、'其他出庫單--完好品調撥'。

科目說明:

調撥單:記錄物資在同一公司不同倉庫之間移動的憑據,將減少調出倉庫的庫存,增加調入倉庫的庫存;

其他入庫單--完好品調撥:物資接收現場接收物資發(fā)出現場發(fā)來的物資,在入庫時,記入調撥入庫;

其他出庫單--完好品調撥,物資接收現場接收物資發(fā)出現場發(fā)來的物資,在出庫時,記入調撥出庫。

操作步驟:

登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<調撥業(yè)務>--<調撥單>;

雙擊<調撥單>后,出現如下界面;

點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'調撥單';

自動生成的信息有調撥單號,調撥日期;

在轉出倉庫選擇倉庫名稱,轉入倉庫選擇入庫倉庫;在出庫類別中選擇'其他出庫單--完好品調撥',在入庫類別中選擇'其他入庫單--完好品調撥'。在存貨編碼中填寫入庫物資,在數量欄中填寫調撥數量。

'調撥單'填寫完畢后,點擊<保存&

gt;;如是跨業(yè)務部之間的物資調撥,由業(yè)務管理部計劃室制作'調撥單',由計劃室點擊<審核>;如是業(yè)務部內部物資周轉,由業(yè)務部賬務管理員點擊<審核>。其他步驟同上。

損壞品的調撥業(yè)務與完好品的調撥業(yè)務處理相同,只是在出庫、入庫類別中稍有不同。損壞品的調撥在入庫類別中選擇'其他入庫單--損壞品調撥';在出庫類別中選擇'其他出庫單--損壞品調撥'。損壞物品返回業(yè)務部時,業(yè)務部需要根據物資返回日期逐筆處理賬務,因為物資返修,是按照批次到貨,所以需要逐筆記錄。其他步驟同上。

5、物資退庫

業(yè)務場景:生產管理部庫房向現場發(fā)貨或者由廠家直發(fā)現場的物資,現場接到物資后發(fā)現其中有丟失或損壞的情況發(fā)生,現場將損壞物資單獨存放返回廠家或生產管理部庫房;

相關單據:物資退庫;

科目說明:現場領用的物資使用后有剩余時,應及時退庫并辦理退庫手續(xù)。損壞品出庫后由于某種特殊原因被退回現場時,也記入物資退庫。在制作入庫單時,在其他入庫單中選擇紅字,且物資數量必須小于0的數量。

操作步驟:

業(yè)務部或現場接到物資,物資入庫并清點完畢后,業(yè)務部賬務員在**軟件中處理賬務,制作'其他入庫單--采購入庫';

登錄**軟件后,點擊<供應鏈>--<庫存管理>--<入庫業(yè)務>--<其他入庫單>;

雙擊<其他入庫單>后,出現如下界面;

點擊頁面左上角<增加>,會自動生成'其他入庫單';

在倉庫的右側橫線處選擇相應的物資入庫庫房,入庫類別中選擇<物資退庫>,在存貨編碼中選擇入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

單據賬務處理完成后,點擊左上角的<保存>,然后點擊<審核>。本次入庫賬務處理完畢。

6、盤點業(yè)務