某技術學院學生檔案管理條例

職業(yè)技術學院學生檔案管理條例

第一條 高等學校是培養(yǎng)各種專門人才的重要基地,大學生檔案的管理是高校人事檔案管理的重要組成部分,由于每年都有學生入學和畢業(yè),學生檔案總是處于一個動態(tài)過程。為了適應這一特點,更好地加強對學生檔案的管理,使之更有效地為高校各項工作服務,現(xiàn)根據(jù)我院實際情況制定本管理條例。

第二條 學生檔案由學生處統(tǒng)一管理,學生處接收的學生檔案應符合下列要求:

(一)歸檔的材料要齊全、完整。

(二)歸檔的材料要有一定保存價值,案卷標題要簡明確切,便于保管、利用和移交。

第三條 新生入學二個月后,要對原檔案內(nèi)的材料進行清點、整理重新登記歸檔,并更換由我院統(tǒng)一印制的檔案袋。新生檔案應包括:中學畢業(yè)登記表,中學生學籍、評語、體檢表、高考登記表、高考錄取調(diào)配表、高考政審表、入團志愿書以及歸僑子女、臺籍青年、少數(shù)民族子女等證明材料。

第四條 我院應歸入學生檔案的材料包括:獲院級以上“三好學生”、 “優(yōu)秀學生干部”、“獎學金獲得者”、 “優(yōu)秀畢業(yè)生”的有關材料;受到學院警告以上處分的有關材料;在校期間發(fā)展的學生黨、團員材料;參加社會實踐和軍訓記錄。

第五條 學生臨畢業(yè)前,要對檔案再次清點。畢業(yè)生檔案包括第三條、第四條所列的內(nèi)容外,還應包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、學生成績登記表和畢業(yè)體檢表。

第六條 學生畢業(yè)后,其檔案應及時移交給市人才交流中心或畢業(yè)生所在地、市的人事部門。

第七條 建立學生檔案的借閱制度。

(一)院內(nèi)教師和工作人員因工作需要借閱學生檔案,應經(jīng)學生處負責人同意,一般只能在檔案室內(nèi)查閱,不得外借。

(二)個別涉外單位和保密單位在接收畢業(yè)生前須預先進行政治審查的,須持有單位介紹信并經(jīng)學生處負責人批準后方可閱檔。一般的用人單位在畢業(yè)生未正式畢業(yè)分配前,不予閱檔。

第八條 關于學生檔案信息的統(tǒng)計數(shù)據(jù)經(jīng)有關領導同意方可向外提供,并可以用于工作總結和工作研究。